Espanjalainen ystävämme oli käymässä ja valitteli tuttua asiaa: sähköpostia tulee jatkuvasti ja paljon. Kymmenien sähköpostien läpikäyminen päivittäin vie ison osan työajasta. Lisäksi kuvaruudulle tulevat ilmoitukset sähköpostin saapumisesta häiritsevät keskittymistä ja hermostuttavat.
Ystävämme valitteli, että varsinkin iltaisin katsottuaan sähköpostit hänen on vaikea rauhoittua nukkumaan. Tekemättömät työt stressaavat. Koko ajan tulee sähköpostissa viestejä, jotka vaativat vastauksia.
Ehdotin hänelle keinoa, jota itse käytän toisinaan keskittyessäni pelkästään työntekoon: kannattaa kokonaan sulkea sähköpostiohjelma, niin popup-ilmoituksia ei tule. Sen jälkeen voi rytmittää päivänsä siten, että pitää tietyin väliajoin tauon, jona lukee kaikki saapuneet postit kerralla. Silloin keskittyminen on helpompaa. Itse laitan myös välillä puhelimen äänettömälle. Minua ei siis välillä hetkeen tavoita kuin koputtamalla kotiovelle.
Ystävämme mielestä ratkaisuni ei ole hänelle mahdollinen. Kaikki ovat nimittäin jo tottuneet siihen, että hän vastaa sähköposteihin aina nopeasti, myös sunnuntaisin. Hänen mukaansa on vaikeaa, tai oikeastaan mahdotonta, yhtäkkiä lakata vastaamasta heti, sillä se herättäisi ihmetystä.
Entä jos laittaisi sähköpostiin automaattisen poissaoloilmoituksen, vähintäänkin matkoilla ollessaan? Sitäkin ystävämme on kokeillut – mutta lipsunut, lukenut mailit ja lähettänyt silti vastauksen heti, poissaoloilmoituksesta huolimatta. Ihmiset ovat siis jo huomanneet, että poissaoloviestikään ei tarkoita sitä, että olisi oikeasti sähköpostin tavoittamattomissa.
Päivittäin ystävällemme tulee kuutisenkymmentä mailia. Se lienee aika tavallinen määrä monelle meistä. Suuri osa on mainosmaileja, jotka on helppo tuhota edes katsomatta postin sisältöä. Silti vie melko paljon aikaa, kun maileja seuloo ja tuhoaa. Se syö myös keskittymistä.
Tällaista monen elämä nykyisin on. Yhtä sähköpostisuossa kahlaamista. Vaikka varsinaiset roskapostit pystyy ainakin osittain välttämään suodattimien avulla, spämmiä tulee silti.
Pahinta ystävämme mukaan on se, että hänen työyhteisössään on ihminen, joka aiheuttaa ison osan sähköpostitulvasta. Kyseinen henkilö työskentelee yliopiston hallinnossa. Hän lähettää jatkuvasti ison määrän sähköpostia valtavalle joukolle ihmisiä. Sähköpostit sisältävät tietoa laidasta laitaan: tulevista eri alojen seminaareista ja luennoista (joista suurin osa ei ole kiinnostavia), työaika-asioista ja muusta. Hankalinta on, että osa posteista on tärkeitä, osa ei – eikä etukäteen voi tietää, löytyykö jostain mailista itselle tärkeää asiaa. Siksi on pakko lukaista läpi kaikki mailit.
Valitettavasti tällaisia ”spämmipostaajia”, jotka valikoimatta lähettävät eteenpäin kaikki saamansa mailit isolle joukolle ihmisiä, löytyy lähes joka työpaikalta. Usein syynä on epävarmuus, tai laiskuus. Epävarma ihminen lähettää varmuuden vuoksi yleiset tiedoteviestit kaikille, vaikka viesti koskettaisi oikeasti vain pientä osaa saajista. Samalla hän on laiska: on paljon isompi työ miettiä, kenelle mailin ohjaa, kuin lähettää se kaikille.
Työnantajan kannattaisi kyllä puuttua asiaan pikimmiten, sillä spämmäys heikentää huomattavasti koko työporukan tehoa. Jos työpaikan spämmääjä lähettää mailinsa vaikkapa 50 henkilölle, joilla kestää 30 sekuntia lukea maili, menetetään 25 minuuttia työaikaa. Todellisuudessa ehkä enemmänkin, koska osalla ihmisistä työnteko keskeytyy mailin vuoksi. Joissain tutkimuksissa on todettu, että keskeytyksestä ”toipuminen” kestää aina noin 15 minuuttia. Vasta sen jälkeen työteho jatkuu ennallaan.
Toisaalta olen ystävämme kanssa eri mieltä jatkuvan sähköpostitavoitettavuuden tärkeydestä. Itse en usko, että kukaan olettaa toisen lukevan sähköpostiaan jatkuvasti. On luonnollista, että välillä ihminen on poissa koneen äärestä – onhan sitä kokouksia, keskusteluja ja ruokataukokin. Sikäli voisi ihan hyvin tauottaa päivänsä ja lukea mailit vaikkapa parin tunnin välein. Uskon, että se rauhoittaisi työntekoa. Itse ainakin olen kokenut sen hyväksi vaihtoehdoksi.
Mielestäni sähköpostin jatkuvaan selailuun liittyy pikemminkin pakonomainen uteliaisuus kuin jatkuvan läsnäolon pakko: on koukuttavaa odottaa uutta viestiä, sillä mistäs sen tietää, jos vaikka tuleekin joku jännä ja mielenkiintoinen maili. Tällaista ”mailikiihkoa” on vaikea saada kuriin. Tarvitaan luonteen lujuutta.